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早起、多任务处理……这些提高效率的方法都是错的

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早起、多任务处理……这些提高效率的方法都是错的
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编者按:一些传统的方法并不那么明智。效率专家评估了一些通常被认为是正确的方法,认为它们全是错的。 本文作者Gwen Moran,原文标题 6 common beliefs about productivity that are total lies

图片版权 Carl Heyerdahl /Unsplash

如果你正在寻找提高效率的方法,你会发现各种各样的建议纷至沓来。从app到流程顾问再到书籍和博客文章,大家在“如何最大限度地利用你的时间”方面有着非常丰富的经验和建议。

但是,其中的一些建议——恕我直言——压根是完全错误的。在这里,效率专家分享了他们的意见,帮助我们弄明白哪些是我们需要打破的效率迷思。

早起多做事儿

错。

想要写本小说吗?那就比平时早起一小时,花时间把你的文思写下来。想要在忙碌的一天中锻炼或冥想吗?把闹钟调早一个小时。毕竟,早起的鸟儿有虫吃。

绩效管理软件公司Clear Review的CEO、Sony公司前人力资源总监Stuart Hearn表示:“哪儿有这么容易,并不是每个人都适合早起。每个人有着不同的效率节奏。确实有些人在晨间或者更早的时候效率更高,但情况并非总是如此。”如果你在下午或晚上的时候精力更充沛、效率更高,那么早早起床可能会打乱你的工作节奏。

幸运的是,灵活的工作时间越来越受欢迎,这有助于员工在精力最旺盛的时候更好地展开工作。他说:“效率更重要的是找出让你行动起来的东西,而不是试图遵循一个理想或一套死板的规则,比如‘早上6点起床’。”

不要在精力最旺盛的的时候做简单的重复性工作

错。

当你发现某段时间效率很高,一个常见的建议是:把这段时间全部用于最重要的工作。因此,不管你的效率巅峰是早上8点还是下午2点,你都不应该把这些时间用来做简单的重复性工作。

但是有时,你可能会在前一晚收到紧急邮件,需要你为推进某个项目尽快给到一些反馈,这时候你必须做一些重复性工作了。要怎么办呢?瑜伽和冥想知道公司 Work from Om 的创始人兼CEO Sarah Vaynerman表示,一个人不可能长时间保持高效的专注。Vaynerman推荐以更小的时间块来工作,一次深入地专注于一件事,然后再继续下一件。她把这种方法称作“40-10-10”法则。

该法则受到 番茄工作法 的启发,是一种“现代的解决方案,提供一小时的工作、休息和交流时间”。它的要求很特殊,需要你在40分钟里专注于一项任务,然后休息10分钟,再用剩下的10分钟处理之前选择忽略的消息、邮件或通知。她说,这种方法可以让你集中精力,不会受到同时处理多项任务的负面影响,还能让你在繁忙、沟通频繁的工作场所游刃有余。

多任务处理只对同时处理多项任务的人有坏处

错。

我们听过许许多多“多任务处理”的坏处:哪一个任务都做不好。但多任务处理并不仅仅影响那些想要同时做太多事情的人,还会影响你的同事。如果你没有把注意力集中在你正在匆匆回复的邮件上,你可能会犯一些严重的错误,招来超乎你想象的严厉批评。专注于效率和时间管理的商务教练 Gayle Bu 说,你可能会因此与你的团队渐行渐远,人们会认为你总是不知所措,或者认为你沟通能力差劲。

她说:“因此,就因为这一个失误,每个人的时间都浪费在这个问题上,而实际上这根本不能构成一个问题,你只不过是想 赶紧处理完这些琐碎的信息 ,完成一些任务。”

科技是分享信息的最佳途径

错。

自动化是未来趋势,而技术使我们能够更自由地分享信息,而不是使信息封闭于孤岛。IBM旗下公司 Simpler Consulting 的联合合伙人Adam Ward说:“好吧,直到它不再使信息分享更自由。”该公司专注于医疗保健公司的管理改革。“有时,因为我们的习惯、因为他人的要求,我们总是试图把信息数字化,这并不总是最有效率的做事方式。”这句话从世界顶级科技公司员工的嘴里说出来真是令人惊讶。

但是,在你找到一个技术解决方案之前,请考虑一下分享信息的最佳形式。如果你在头脑风暴,想让人们分享自己的观点,老式的白板或许是最佳方案。在会议上,分发Excel电子表格有时候是提供信息的最佳方式。打个电话也要比在项目管理系统中发送一条长消息更有效。

科技分散了人们工作时的注意力

错。

当你想要集中注意力干活时,关掉通知,甚至打开Freedom这样的网站黑名单工具,防止来自社交媒体和猫片的诱惑。事情总是有好有坏,如果你想按计划行事,把手机或电脑静音可能会让你没法收到警报及重要提醒。幸运的是, Gayle Bu 可以利用她的智能家居设备设置提醒。无论是要打电话,还是赶在截止日期前完成接下来的任务,这款搭载新科技的产品都可以让她保持高效工作。

能者多劳

错。

商务教练 Don Scott 说,不能因为你做事效率高就要求你承担更多项目,大家都认为你效率高,你可以接手更多项目,但这只会摧毁你的努力。

Ward对此表示同意,他说:“作为一名世界级的铁人三项运动员,我经常指导新人,教会他们慢即是快。运动的科学依赖于心脏的生理状态,工作中的项目也是如此。”换句话说,当你能够简化自己的付出,并且能增加自己的影响力时,不要试图让自己超负荷地工作,这会降低你的效率。

编译组出品。编辑:郝鹏程

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