企业协作:没有老大哥的大企业

科技动态 2018-08-21 阅读原文

*译注:Big Brother,即“老大哥”,源自乔治奥威尔的小说《一九八四》里的说法,即无处不在的监视。

在隐私和治理问题中设计高效的协作策略。

2018年,企业协作行业正经历着两个截然不同的预测。最新数据显示,员工对技术影响工作的能力持乐观态度,因为70%的员工认为协作平台正在改变工作场所互动,这是德勤的Bersin给出的数字。还没有数字通信时的工作场所是怎么样的,这简直难以想象。传统的“饮水机对话”已被电子邮件(ping)、论坛主题(thread)和邮件链所取代。协作工具的使用量的增加,以及协作工具对我们的工作方式产生影响的这么一种乐观感受,这都是积极的迹象。

相反,协作讨论已经从“这是否有助于我们提高生产力”转变为“我们如何利用协作来更好地推动公司的业绩”?因为人们对采用的普遍积极性同时也伴随着以平台安全性和数据隐私为基础的问题的激增,所以答案很复杂。

特别是,后GDPR(《通用数据保护条例》)时代产生了一轮紧张情绪,该情绪围绕着雇主想了解的信息展开,即员工最喜欢的生产力工具和通信平台。很多员工惊讶地发现雇主可以访问消息、电子邮件或讨论组的话题。这使很多人对公司如何设计协作基础设施提出了质疑,该基础设施能促进为公司的利益分享和传播知识的文化,而不用担心员工受到不必要的监管或监督。

最近,有一家通信应用程序供应商对“合规性导出”的前提提出了担忧,当导出功能启用时,该供应商删除了员工收到的通知。这使很多人质疑平台本身是否使雇主的侦察和监管活动变得更容易。

作为别家协作供应商,依我看,我们有义务使客户将业务所需的不同程度的治理都考虑进去。但是,治理与信息共享的氛围之间必须保持平衡。事实上,我的建议很简单:要使协作取得成功,就必须以帮员工取得成功为出发点。提升限制或加强治理的做法可能会扼杀思想的健康传播。但是,缺乏治理并不意味着缺乏结构。公司有充分的机会公开透明地概述方针和原则,这些方针和原则对工作环境内的行为能起到指导作用。

以下是我们设计高效但可接受的协作框架时推荐的一些常见的决定因素:

以沟通和参与做出表率

我们发现,以宏观业务目标为基础来传达策略,这使员工能轻松了解他们可以在协作平台上共享的信息类型。目标只要能够达成,这就创造了一个欢迎所有对话的协作环境。这还提供了这样一个机会——在员工通信受到评估时对各种条件保持公开透明,有望使很多员工能放心大胆地进行线上对话。

定义可接受的协作

管理层可以通过解释适当的知识共享来传达协作成功的各种例子。这确立了一种共识,这种共识有助于员工对这些数字工具的使用充满信心,因为他们已经建立了期望。但是,我们往往会发现,公司本身并不了解共享信息的最佳流程,因此我们创建了一系列值得推荐的工作模式,以指导公司实现基于行业、公司或团队的流行且高效的协作框架。

获取信息才是最重要的

我们从客户那里听到很多这样的故事,即客户严格控制访问限制。在这些公司,要征得同意才能加入社区的员工抱怨说,这种体验简直就是束手束脚且繁文缛节。只有在必要时才设法限制能访问讨论组和主题的分层。需要高级访问控制的讨论组不应该在各个组之外公然得到权限提升

树立榜样

推出协作框架的人可以为信息共享的运作树立榜样。没有什么方法比征求各种有价值的贡献更好了。从员工那里了解工具是否有助于日常任务,跨平台分发与工作相关的内容以便于评估员工,或展示对业务成果起推动作用的工具的成功案例。共享能进一步催生更多的共享——主动分享,同时征求更多的回应和参与。

启用平台分析和仪表盘

建立明确且灵活的分析解决方案有助于公司更轻松地查看要存档的内容,这从合规性角度来看大有裨益。此外,直截了当的可见性使雇主能在限制知识共享之前确定共享模式并扫除协作障碍。

为自治和自主创造一片天地

最后,协作平台往往可以灵活地按讨论组的组别来控制和共享模式。让员工可以根据个人需求管理和建设团队,这有助于鼓励员工参与,并赋予员工参与的权力。

最终,我们认为,在协作业务中,共享就是一切——营造共享环境的重要性超过了生产力方面的很多优先事项。但是,在数据隐私和数据使用的时代,公司不能忽视员工的顾虑。人们只要建立一个指导线上行为的清晰框架,线上工作空间就可以效仿健康的物理工作空间的积极条件——使员工努力工作,不做作,与同事互动,以获得良好结果。

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