凤凰网OA公文管理子系统,全面提高企业协作效率

科技动态 2018-08-06 阅读原文

原文: http://www.jiusi.net/detail/805__638__4813.html

OA 公文管理系统不仅加强了公文的管理、查找、维护工作,实现了对公文处理和管理的全过程化,并且摒弃了传统公文管理“以人为主”的弊端,并通过公文的收发、交换和存档的电子化方式进一步提高了公文存档的安全性。

凤凰网是全球领先的跨平台网络新媒体公司,整合旗下综合门户凤凰网、手机凤凰网和凤凰视频三大平台,秉承"中华情怀,全球视野,兼容开放,进步力量"的媒体理念, 为主流华人提供互联网、无线通信、电视网的三网融合无缝衔接的新媒体优质内容与服务。公文,同样是凤凰网日常办公中不可避免的沟通方式。

九思OA专家团队根据凤凰网发展现状,结合 OA系统 实施于企业公文管理的诸多优势,综合分析,为其提出了适合企业发展需求的OA公文管理子系统规划方案参考建议。参考建议具体如下:

1、公文文档生成:根据国家公文的书写规范,制作相应文档,并通过政府OA中针对公文的特殊处理,生成特定的政府公文文档。

2、公文发送:根据凤凰网文件审核、批示、流转繁多的特点,采用发文列表自定义,发文流程自定义,满足不同发文管理。通过流程绑定,灵活组织流转批阅和并发批阅,拟稿、核稿、签发、盖章、发布、存档、查询等处理,并在流转过程中严格进行审批控制,系统对公文的流转过程进行监督,保证了公文流转各个阶段的可控性。

3、公文发送登记:用户将排好版的文件登记入凤凰网OA电子公文传输交换系统中,并记录公文要素信息。主要完成相关公文要素的录入,并把待盖章的文件上传到服务器。盖章加密成功,根据具体公文选择收文单位,并可设定每一个收文单位的可打印份数进行发送。

4、回执管理: OA系统 能对已经发送的公文文件进行跟踪,通过回执管理,文件发送人可以很好地掌握文件的处理状态。如对方是否收到公文,是否已经签收处理并且可方便的统计出接收单位的签收情况。

5、文公文接收管理:处理外单位向单位发送的公文,实现收文和发文自动衔接,通过流程审批实现公文在各处室承办后,并进行收文归档,采用收文列、收文流程、收文报表等自定义的管理,可以添加收文,以及分发,设置好流程后,按添加收文即可发起收文流程。

公文到达后,收文登记人选择公文类别,登记公文,送交相关领导进行审核、复核等工作,然后由办公室进行发文登记、编号、套头、盖章,并进行文件的发放等工作,最后由公文管理员对办结公文进行归档。对于不符合要求的来文,可以进行退文处理,退文时需要填写退文理由。

6、查询统计:通过凤凰网OA应用支撑平台实现文件检索查询功能,方便用户对文件的跟踪、查找和管理。OA系统中的统计功能可以按照业务需求生成多种报表形式。

凤凰网 OA 公文管理系统的实施,以规范、高效有序保证了企业收发文的高效流转,实现了企业核稿、审稿、签发和办文的规范操作。同时,九思 OA系统 不仅可使部门在公文管理方面更加便捷、高效,更是帮助用户从繁琐的公文收发事务中解放了出来,为企业节约大量的时间成本、管理成本,减少了企业资源消耗,全面提高了企业的办公管理水平和协同工作效率。

九思软件CEO王海波

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