一直想找到好用的项目管理工具,为什么不试试 Excel?

Excel 凭借在各种结构和扩展性的优势(简单易上手、灵活能适用各种需求以及适合多人协同),基本可以渗透到项目管理中的各个环节。从超简单的个人时间安排到巨复杂的产品开发及上市,都可以完美或者将就着满足。比如:

  • 管理旅行中个人或者团队的行程安排
  • 管理生活或生活中复杂的办事流程( 你经历过最复杂的手续是什么? – 知乎
  • Excel 稍微变形一下天生就是甘特图,可以用来管理各种简单项目。下图就是某大型产品上市项目中,某个小团队单独使用的 Excel 版甘特图,监控自己职责范围内各任务的进度及预算安排等执行细节

同时可以利用 Excel 丰富的函数、条件格式以及 VBA 强大的扩展能力,还能解决前项或者后项等造成的复杂 dependency 问题、多人协作问题以及按照不同维度整合和分拆等等问题。

关于复杂的案例,可以参考在咨询的时候遇到一个实战性强到奇葩的项目,主要工作内容是协助某国际大型汽车制造厂完成新品牌及其新款车型在中国的上市。该国家大牌当时正面临车型即将断档的窘境,该新车型的上市非常关键,不能错失时间节点。然而,新车型上市涉及到无数分支:制造、产品、市场、渠道、营销、公关、财务等等,同时还要协调欧洲的两个总部以及中国的两个分部。说是高端的战略咨询顾问,实际上没有任何战略思考,只是作为大老板的超级助理和项目监理,摆平各方利益执行到位。

这样的项目管理,需要总控整个大项目的进度,并每周向中国区的 CEO 汇报进度并发掘出易出现问题的关键节点以调配资源。每个任务由专人(owner)负责,设定完成日期(deadline),标注时间轴上的重要节点(下图红色矩阵标注),监控其进度(progress)以及预算消耗情况(budget)。下图是用 Excel 来完成,其优势是结构化,每个单元格表示一个信息,同时利用单元格的组合可以表示时间轴,涂色、做标注以及填写信息等都非常方便。

我们四个咨询顾问分配下去各自负责几个部门或者项目模块(Area),和客户团队一起规划流程、画甘特图、确认里程碑及时间点、安排负责人等等。当每天回到办公室大家将进度汇总在一起的时候发现了挑战及难点,每条任务线并不是独立发展的,而是各条任务线交织在一起并互相影响。

  • 某些核心人员在多个任务线出现。比如:负责预算的财务人员,几乎要出现在各条线中负责相关预算的审批环节
  • 某些任务线的里程碑是其他任务线里程碑的必要条件而相互关联。比如:新车的下线时间影响发布会的时间,相关法规测试的通过又影响车辆的下线时间等等。因此需要不断检查各条任务线的完成期限设置得是否合理,或者进度是否互相干涉

当任务线增多以及任务线之间的交叉越发频繁的时候,汇总的任务将会几何级数增加,这就是我们在项目过程中遇到的问题。考虑到 Microsoft Project 的诸多局限性以及在团队之间分享使用比较复杂,最后利用 Excel+VBA 完成了这个工作的自动化。主要实现的功能:

  • 自动将 4 个顾问手中分散的 Excel 文件汇集在一起形成一个大的总表,如下图。每个顾问出去工作的时候,只要使用 Excel 填写标准表格就可以,几乎不需学习就可以上手
  • 各顾问手中的表格是离线的,而且可以按照各种维度来切分。当需要和某人过进度的时候,把所有和他相关的任务提取出来,逐一设置完成期限、安排预算或者监控进度;有时候又需要按照某一个模块来进行上述工作,比如需要对广告代理商招募模块进行一次完整梳理,召集各方开会讨论进度。
  • 各顾问收集到各种维度切分后各项任务的信息之后,需要回到总部进行汇总。汇总的原则仍旧比较复杂,且需要按照不同的维度来输出不同类型的表格,比如:按任务线输出表格、按责任人输出表格、所有延误任务的表格、所有需要资源重点投入任务的表格等等

在此基础之上,还要将上面提到的各种维度下的所有表格(大概有 200 多张),按要求格式粘贴到 PPT 中,每周提交给中国区的总部进行汇报和评估。原因很简单,大老板们是不看 Excel 的,只习惯于对着 PPT 发表意见。密密麻麻的表格如下图。于是,我又写了一个程序将 Excel 中的表格输出到 Powerpoint 中,将一个秘书每次需要数小时才能完成的工作,简化成了一键发布,并可以在 Excel 中完成对 PPT 的更新。

最后,下图中密密麻麻的 PPT 每周需要更新一次,每次都是快 100 张的工作量,然而基本上都是靠 Excel 来自动完成更新的。因为 PPT 的模版每次变化不大,我将这些模版记录下来,每周更新的时候只要根据 Excel 中最新的数据更改 PPT 中的数据即可。

靠着这样一套迷你版 Microsoft Project 的 Excel 表格,最后完成了这个负责新车上市的项目管理。

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