设计师如何优雅地回复需求邮件

本文作者将结合自身经验与你分享设计师应如何优雅地回复需求邮件,enjoy~

工作中回复各种邮件数不胜数,设计师回复的产品需求邮件就是一类,以前回邮件时都是比较『率性而为』,并没有注意邮件的内容,直到有一次在群里boss问起一个设计点的样式问题时,leader直接找出了原始邮件来解释当前问题,才发现,原来写邮件也是一门大学问。那么如何才能『优雅』地回复一封邮件呢?下面就来聊一聊。

前提描述:这里的回复人主体是设计师,邮件也以常用的pc端outlook为例。设计师接触到的最多的邮件是产品需求邮件、走查验收邮件,而其中产品需求邮件又是大多数,因此以需求邮件的书写方式为主来说明。

首先来解析一下需求邮件的内容:

  1. 发起人: PM
  2. 抄送人: 产品相关leader,设计组及相关leader,需求相关部门leader等等;
  3. 主题: XX版本需求(或其他语言描述,这个是无法控制产品的脑洞)
  4. 正文: 需求描述,有时会插入附件,对于需求会有详尽的背景描述、需求描述、预期数据效果、后台需求、数据布点等;当然,更多的时候是有一个prd文档;不过也不排除『过分』的情况是,只留一段简短的文字描述。
  5. 签名

基本上需求邮件的样式大体如此,那么设计师一般会如何回复呐?其实这样要分情况,如果对于邮件回复要求交严格或者设计师手上需求较多的话,可按照如下样式在不同的时间点上回复,具体包括以下几个流程,仅供参考。

1. 刚收到需求

(1)需求prd等文档相对完整,描述准确,需求清晰,设计师可直接回复邮件,明确已收到需求,回复具体的排期时间,包括启动时间和交付时间点;

(2)需求不明确时,可『委婉』要求PM当面沟通细节后给出具体排期;

2. 设计完成后回复邮件

(1)邮件内容明确,方案已经直接设计产出;

这种情况下比较简单,邮件中直接带入附件后回复产品查收确认即可;

(2)输出方案与原prd有差异或调整;

邮件中带入附件,同时可增加调整点描述,可特殊字体强化标出;

(3)prd描述较简略或者线下沟通后需求仍旧模糊,在不影响产品策略的前提下,可设计方向很多,则在回复邮件过程中可采用两种方式:

(A)输出多版方案:

邮件中带入附件,同时描述多种方案的优劣侧重点以便产品评估;方案描述可从交互、视觉、产品策略倾向性等方面描述,总之需要体现专业性与清晰的设计思路。

(B)线下沟通后确认一种方案:

邮件正文需明确描述与PM线下沟通的结果,随后附上对应的设计稿;

(4)有待确认问题

需明确标出需要确认(或提供素材)的内容及对应的确认人员,确认人员可高亮标出;当然,不要忘记邮件抄送对应的确认人员;

3. 补充建议

方案中如果存在一些细节上的体验问题或者流程缺失,可在邮件中提出,从设计的角度提出相关建议,体现专业性,完善产品功能,对产品的策略进行必要性补充,当然,产品可不采纳,但是作为设计师在邮件中还是要写上的;

Tips:

邮件往来习惯会依据项目安排来定制,就算同一公司中不同的项目,也会因为产品形态、进度、人力资源、紧迫程度等因素,导致邮件往来在项目中的作用不同,但是作为职业化的设计师,依旧需要要求自己对于邮件内容保持严谨与审慎的态度。

邮件的细节处理不仅体现了一名职业设计师设计能力,同时也能够反映出很多隐藏的能力,让对接的产品、开发以及领导们眼前一亮:

  1. 首先是设计师的设计能力,这是毋庸置疑的,是否能够高效完成产品需求,通过邮件很好追踪;
  2. 设计师是否有独立思考能力,产品的需求中的不合理的地方是否能够提出、协助改正,而并不是一味以prd为准,不思考需求的合理性与体验上的流畅性;
  3. 沟通表达能力是否良好,很多需要线下沟通的细节,能否很好地通过沟通挖掘到,同时是否可以通过邮件很好的表达自己的想法;
  4. 项目推动能力,对于需要多方协助或者需求不明晰的情况,设计师是否能够很好的协调资源,推进项目进行,而不是在摸个阶段卡壳,导致项目延期。

总结一下

邮件是工作中的常备工具,但是是否真的可以『优雅』地回复一封邮件,其实还是很看功力的。

作者:虾米&胖喵,百度交互设计师

本文由 @虾米&胖喵 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自 unsplash,基于 CC0 协议

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