节约采购成本的15个有效方法

企业可在采购部门多个领域实现采购节省。采购节省的目标是降低采购成本,改善供应商条款,降低产品价格。

以下将介绍节约采购成本的15个方法,请考虑哪些方法最容易对你的企业业务产生重大影响。有些方法能“快速成功”,有些方法却“难以成功”,这取决于你所在的企业处于成本管理哪个阶段。企业应专注于“快速成功”,而不是将所有方法付诸实施。

1.避免/减少异常支出

异常支出(Maverick spending),也称为尾巴支出,或流氓支出,在缺乏集中式采购到付款采购流程的企业中,最多可占采购的80%。

由于这笔支出未由采购部门管理,因此若你能很好地引导最终用户,并让他们相信这些好处,这可能属于“快速成功”。你可以浏览支出记录,查找任何不受控制的支出,然后将它们分配给首选供应商,并与最终用户和你的团队一起审查流程。

2.查看供应商条款和折扣

确保所有供应商都有主协议。与供应商讨论何时可以通过改变采购方式来节省采购成本。可能的情况是,通过购买数量较多的产品,你自动获得更高的折扣。

3.合并供应商和交付

节省送货和收货费用。处理采购文件和付款处理费用也会有所下降。

4.合并采购申请和时间间隔

这能削减送货成本和采购文件。

5.查看采购需求

这可以确保只进行严格必要采购。这个方法将减少多余成本和存储成本,是确保公司节省采购成本的好方法。

6.从商定目录中采购

确保只采购一种品牌或一种产品类型。重复采购可能会很贵,且没有必要。从一个供应商处订购更多产品,折扣会越高。

7.查看库存量

这有助于降低存储成本。留在仓库里的存货属“净亏损”,因为存货不仅要花钱存放,还可能随着时间的推移变坏,也可能会过时,有时会变得无法使用。

因此,在下另一笔订单之前,请先检查你的库存量,并尝试使用已有存货。

8.查看即将采购产品的技术要求

是否可以采购能完成相同工作的、技术要求较低的产品?举个例子,有个著名的故事:美国宇航局(NASA)发明了一种可在太空写字的精密钢笔,俄罗斯人使用的是5美分的铅笔——两者都能完成相同的工作(在太空写字),但成本却相差甚远。

9.审查库存替换策略

仅在必要时更新产品,而不是例行更换。注意将等待更换的成本考虑在内。例如,有必要定期更换重要的机械零件,但没有必要在大多数灯失效之前进行更换。

10.确保正确的管理控制

对于特殊采购,尤其要坚持正确的管理控制。正确的人是否为采购工作订购正确的产品?这能减少过量采购或不正确采购。

11.培训和教育员工

培训和教育关于有效的采购成本的内容,鼓励员工尽可能省钱。

12.使用电子招标和电子采购软件

在当今时代,大多数企业实际上并未拥有适当的采购管理系统。例如,一家在亚洲和非洲5个国家设有工厂的能源生产公司,它的采购主管仍在使用excel来完成某些采购。

虽然计算机化采购流程一开始就要花钱,但是加速和简化采购能够大幅度节省采购成本。

作为使用技术来节省采购成本的一部分,你可以将电子采购软件连接到你的CRM、项目管理和ERP。这不仅能节省人员配置成本,减少失误,还能提高效率,因为采购工作可以受益于CRM信息,项目采购可以受益于项目管理中的集成电子采购功能。由于ERP中集成了电子采购数据,因此ERP中的财务工作可以更高效。

8Manage SRM集电子招标和电子采购为一体,并设计成可以与8Manage CRM,8Manage PM和8Manage FAS(ERP)一起使用,企业业务流程响应更迅速,全面提升企业运营效率。

电子采购技术的另一种用途是组织反向竞价,这是降低采购成本的行之有效方法。表现最佳的公司充分利用软件来简化其采购流程。

8Manage SRM电子采购软件可帮助企业以高效的方式获取采购价格,并且支持采购业务的全过程管理,将企业、供应商、消费者和供应链的其他干系人之间保持实时协同,实现采购全流程自动化。

13.完善风险管理

供应商依赖是企业可能面临的最大风险之一。管理风险的其中一种方法是,确保你的采购过程不会过多依赖单一主要供应商。这包括密切留意合同,跟进供应商以及采取行动规避物流问题。

风险管理的一部分还意味着关注成本规避。关注降低成本增长率的方法,或洽谈附有增值服务(例如延长保修或免费送货)合同的方法,这些都可以减少采购成本。

14.要求供应商提供折扣

通过改变采购方式也可节省采购成本。与你的供应商谈谈,看看如果你稍微增加订单量,或在30-60天的正常付款周期之前付款,他们是否愿意提供更高的折扣。

或者直接向供应商索要折扣。可能你会惊奇地发现,仅仅要求提供折扣,就有相当多的供应商愿意接受至少打个小折。

15.集中

首先,集中不同的采购功能,节省人力、流程和技术。其次,集中仓储可以节省大量房地产和员工费用。

管理好采购/采购部门对于盈利的公司至关重要,而节省采购成本只会有益。节省采购成本的方法相当多,所有员工和管理人员都应意识到这一点,还应接受良好采购节省策略的相关培训。

在常规的避免采购成本上升外,如何引入供应商创新,优化流程、产品和服务,提高生产力或流程效率,也应被纳入企业采购的目标范畴。因此,正确应用电子采购系统,不但可以更好更高效地管理整个企业的采购运作,有效节约采购成本,还能扩展更大的利润空间。

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