如何创建一个系统来保持高效?

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编者按:大多数效率高的人,其工作体系都包含三个主要的因素,即高价值任务、稳定的时间分配,以及自我监督系统。这是提高效率的三个关键点,无论其他内容如何变化,都是殊途同归。把握好三个关键点,你就能创造属于自己的提高效率的“三层系统”。本文作者Amir Afianian,原标题为” A 3-Tier System to Unleash the Productivity Monster Within You”,希望对您有所启发。

社会在不断发生变化,人们工作的方式更加多样化,尤其是在疫情期间,居家办公的人越来越多,但人们的效率越来越低。

事实上,企业数字体验管理公司Atirnity最近进行的一项研究表明,长时间远程办公会导致生产率显著下降。他们甚至创造了“生产力税”( productivity tax)一词来指代这个问题。

那么,无论是在家工作还是在办公室工作,我们如何才能确保持续的生产力呢?

接下来我会介绍一个提高效率的三层系统,这是我用8年时间的研究和试验,从巨头们那里学到的提高效率的精华。这些巨头们包括从科技界的埃隆·马斯克,到历史上最多产的小说家之一安东尼·特罗洛普等效率大师。

一个系统驱动的提高效率的方法

如果你每天都做某件事,它就是一个系统。如果你在等待未来某一天实现某件事,它就是一个目标。——斯科特·亚当斯(Scott Adams)

我反复注意到这一模式,几乎所有杰出的成功者都有一个包含以下三个要素的系统:

1.  他们对高价值任务(high-value task)有非常清晰的认识。

2.  他们对定期实践高价值的任务有一个稳定的时间表。

3.  他们有一个有形的自我监控系统,来跟踪和监控自己的效率系统。

让我们逐个来看。

1. 找到你的高价值任务

关注信号,而不要关注噪音。不要把时间浪费在那些不会让事情变得更好的事情上。——埃隆·马斯克(Elon Musk)

创建一个有效的生产力系统的第一步是,找到你的高价值任务。

但是,高价值任务的定义是什么呢?高价值任务为什么重要呢?

根据畅销书《深度工作》的作者卡尔·纽波特的说法:

如果你想在成就的阶梯上走得更高,你就必须不断地产出高价值的成果。

但这里有个问题。

要想创造高价值的成果,你必须在自己的To-do List中优先做那些有助于你最终产生高价值结果的事情。

因此,你必须区分高价值生产力(持续生产高技能、高价值产出的能力)和传统的任务生产力(组织和执行非技术任务的能力)。例如,如果你是一个有抱负的作家,这意味着你必须拿出你的大部分时间用来写作,而不是纠缠于琐事,如增加你的twitter帐户。

你在确定了自己的高价值任务之后,就要进入系统的下一个阶段:定期完成你的高价值任务。

2. 拿出固定时间来做重要的事

在数字经济中,如果你能专注于一件事,3到5个小时,并排除所有分心的事情,你就有很大的优势来做深度的工作,并将相关的点连接起来。——Tim Ferriss

设计效率系统的下一步是,定期为你的高价值任务设置特定的时间段。比如,拉米特·塞西(Ramit Sethi)每周三都会拿出3到5个小时来写作,所以通过一个小博客赚了几百万美元,这里有一个重要的提示:

如果你在一件事上花费15分钟,在另一件事上又花费20分钟……虽然加起来可能也是3到5个小时,但这样是不行的。这两种情况有本质的不同,你要保护好自己的大块时间。否则,你的时间就会成为琐事和待办事项清单的牺牲品。

3. 建立完善的自我监督系统

安东尼·特罗洛普是历史上最多产的小说家之一,他是三层效率系统的完美践行者,他已经养成了每天早上花3个小时写作的习惯。

他的自我监督做的非常好,对于他的每一部小说,他都会制定一份工作时间表,通常是计划一周写10,000字,然后把自己每天的表现和感受记录到工作日志中。

如今,我自己的高价值任务就是编程或阅读相关教程,下面是我如何进行自我监控:

我的每日自我监控表

你可能会问,在如此严格的系统下工作,效率会发生什么样的变化?

当我读村上春树的书《当我谈论跑步时,我谈些什么》时,我也有同样的想法。后来我找到了答案:

如果有人问我小说家的下一个最重要的品质是什么,很简单:专注——将你有限的才能集中在当下最重要的事情上的能力。做不到这点,你就不能完成任何有价值的事情。

——村上春树

译者:Jane

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