你应该放弃“To-Do List”,拥抱日程表

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你应该放弃“To-Do List”,拥抱日程表

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编者按:生活不能等别人来安排。在安排日程的方法中,最基本的就是To-Do List,我们的手机中大多数也都有这个功能。其实待办清单的头号问题是,它不区分To-Do List的轻重缓急以及所需的时间和精力。To-Do List容许我们偷懒,让我们更倾向去处理紧急而不重要工作。本文作者认为,我们应该用日程表取代To-Do List。原文标题《Be a Schedule Builder, Not a To-Do List Maker》

想象一下,你买了一部新手机,但在每天结束时,手机的操作系统都会崩溃。你会继续使用这款有问题的手机吗?当然不会。你会把它退回去,打个差评,然后买一部新的手机。

然而,很多人一辈子都在一个有问题的操作系统上运行。这就是所谓的to-do list。你见过有人靠to-do list过日子,并且真的完成了所有他们说要做的事情吗?我反正没见过。

to-do list的信徒们会把他们承诺要完成的所有事情记录在案,但在一天结束时,他们惊讶地发现未完成的to-do list变长了,而不是变短了。第二天,他们又重复着这种西西弗的做法。他们的一天、几个月,有时甚至整个职业生涯都是在永远做不完的忙碌中度过的,尽管他们使用的是一种应该让他们更有效率的技术。

现在是时候摆脱持续的压力和内疚感,因为没有在to-do list上打上足够多的勾,你要明白,为什么用to-do list运行你的生活就像在Windows 95上运行你的生活。

最终,你会发现,应该构建日程,制作每周的日历,而不是依赖to-do list,但在我们讨论这个问题之前,让我们讨论一下to-do list究竟有什么问题。

  1. To-Do List会使坏习惯延续下去。

  2. To-Do List导致分心

  3. To-Do List破坏了生活中的乐趣

  4. 最好的To-Do List是你的日程时间表清单

不要误解我的意思,时间管理方法,就和任何工具一样,并不是一定没用或有用,而是要看如何使用它们。一把锤子可以用来盖房子,也可以用来砸别人的脑袋。在To-Do List的时候,把任务写到一张纸上,或者写到一个App里,是一件非常好的事情。我经常这样做,没有任何问题。

我所反对的是很多人用To-Do List经营自己的生活,就像我几十年来所做的那样。每天早上,当我开始一天的工作时,我首先看的是我的To-Do List。我会开始打勾,却不知道自己使用的工具完全是错的。这是一个坏掉的操作系统,我很高兴我已经更新了它,以下是原因。

To-Do List会使坏习惯延续下去

你有没有注意到,在你的to-do list上添加事情,比真正去做事容易得多?在没有约束的情况下,我们只会用永远也做不完的事情来填满我们的to-do list。

当我让to-do list支配我的一天时,我会责怪自己没有完成任务。我曾经认为一定是我出了什么问题,或者是我没有能力完成任务。我没有意识到这种消极的自我对话强化了一种刻板印象,使我不太可能完成目标。

正如我在《无法抗拒》(Indistractable)一书中所描述的那样,一些研究发现,行为的改变需要身份的改变。也就是说,长期坚持一套新的行动,就必须以不同的眼光看待自己。

如果你想保持身材,你不能在制定新年决议一个月后就放弃。你必须把自己看成一个运动员,这样你才能承诺建立终身的锻炼习惯。如果你想影响社会变革,不要只是投票,要做一个选民。如果你想停止拖延,你发现自己经常分心,不要对自己许下以后会兑现的承诺,要做到心无旁骛。

这两者之间的差异看似不大,但多项研究表明,我们倾向于符合自我形象、身份认同先于行为。

一个永远完成不了的to-do list会强化什么样的身份?虽然还没有直接的研究,但从现有的研究中可以推断出,这不是一个正面事情。当有一个不断的提醒,你没有做你说的你会做的事情,巩固了一个自我定型。我们开始以不同的方式看待自己。日复一日,周复一周,年复一年,我们没有按照自己说的去做的事实,最终会给我们带来损失。

最终,我们勉强接受了习惯拖延的事实。

“我明天一定能完成。”我们告诉自己。“再多一天又如何?”

我们重复这个循环,直到最后,在潜意识里,影响到从我们做的事转变为我们是谁。

我们对自己说:“我不善于应付deadline。” “我没法长时间集中注意力。”

我们掉入了一个自我实现的预言。这种情况就发生在我身上,我让自己相信我是那种“容易分心 ”的人,这又导致我变得越来越容易分心了。我开始告诉自己“我不善于管理时间”,并开始做出相应的行动。

不幸的是,当我们环顾四周,看到无穷无尽的to-do list App和效率“生活小技巧”告诉我们,只要把事情写下来就能完成,难怪我们会认为自己才是问题所在。但“出问题”的不是你我。而是to-do list的方法论。

To-Do List导致分心?

To-do list应该让我们井井有条。但事实并非如此。恰恰相反,使用To-do list来管理你的生活会导致更多的分心,而不是更少。要了解原因,重要的是要了解什么是“分心”(Distraction),什么是真正的“分心”。

分心(distraction)是指任何将我们从我们打算做的事情上拉开的行动。分心的反义词不是“专注”(focus),而是“牵引”(traction)。这两个词都来自同一个拉丁语词根“trahere”,意思是“拉”(to pull)。这两个词也都以同一个六字母词 “行动”(action)结尾,提醒我们“牵引”和“分心”都是我们决定采取的行动,而不是随机发生在我们身上的事情。

了解牵引和分心之间的区别至关重要。根据这个定义,我们不能把某件事情称为分心,除非我们知道它让我们分心的是什么。因此,我们不能说我们分心了,除非我们事先定义了什么是我们在那个时刻的牵引力。

某事是分心还是牵引,与这件事本身关系不大。相反,区分二者的是事先的考虑。

玩电子游戏或看电视可以是一种具有牵引力的行为,前提是这就是你计划用你的时间要做的事情。相反,如果一件事不是这段时间你承诺要做的事情,那么就算从事一项大多数人都会称赞为 “富有成效”的任务也可能会让你分心,这是很可怕的。

当我使用to-do list来管理我的一天时,我会在早上开始给任务打勾,认为自己已经达到了目标。我没有意识到,我是在让我的to-do list把我引向分心的方向,使我无法实现我的目标。

例如,即使我知道我有一个大项目迫在眉睫,需要花一上午的时间来做完,以免超过dead line,而我瞥了一眼我的to-do list ,选择去做让我可以逃避的事情(任何其他事情)。

噢!我的to-do list说,是时候把我的桌面图标重新按照颜色排序、按字母顺序排列文件夹了!?好吧!在我开始写那份我一直拖延的报告之前,我先去很快地把图标整理了。

当这一切完成后,我可能仍然不会去专注于那份写报告的艰苦工作,所以我要重新构建我的to-do list,这样我就知道在未来六年的生活中,到底有哪些事情必须要做。然后我再去写那份报告!……也可能我还是不会去写。

To-do list让我们被简单或紧急的任务分心,而忽略了真正重要的工作。我们被最有害的分心形式拉离了正确轨道,那种我们在不知不觉中屈服于它的方式。我们以完成任务为名,越跑越快,却没有意识到自己跑错了方向。

“我明天一定要去做。”我们对自己说。但当然,在糟糕的to-do list系统不变的情况下,第二天我们又会重复同样无望的步骤。

直到最后期限临近,我们才意识到,如果我们该专心致志的时候,投入到重要的项目中去,我们本可以做得更好,也可以避免这种沉重的压力。相反,我们让to-do list上的琐碎的任务分散了我们的注意力,这些任务给了我们一种欺骗性的感觉,让我们觉得自己在做要做的事情。

To-do list破坏了生活中的乐趣

最后,或许也是最恼人的,就是to-do list对我们休闲时间的影响。我把这种现象称为“to-do list 暴政”。

暴君是“残酷和压迫的统治者”。暴君让臣民做违背他们意愿的事情,让人们心生恐惧。好吧,也许我是为了戏剧效果而夸大其词,毕竟没有人因为违抗自己的To-do list而被砍头。然而,To-do list在其他方面让我们失去理智。也就是说,它就像一支敌对的军队一样占据了我们的头脑,让我们压力山大,剥夺了生活的乐趣。

在我对我的to-do list发动政变之前,那些未完成的任务,经常侵入我的头脑和休闲时间。当我和家人坐在一起吃着愉快的晚餐时,我却开始思考我的to-do list上所有未完成的事情。后来,当我和女儿一起玩耍时,那些没有打勾的事项折磨着我,有时让我夜不能寐。

最近的一项研究发现,侵入性思维(intrusive thought),包括思考我们“应该”做什么,会扼杀对生活中最重要的乐趣的享受。to-do list的暴虐不仅来自于它在工作时浪费我们的时间,还来自于它在我们试图真正享受生活时占据我们的头脑。

时间研究显示,美国人远远低估了自己的休闲时间。一些西方国家的母亲和父亲与孩子相处的时间都比上一代人多得多。然而,尽管美国人平均每天有时间看近5个小时的电视,但他们表示感觉自己更忙了。

我们花了大量的时间来“放松”,然而,具有讽刺意味的是,即使在休息的时候,我们也感觉不到放松。

我的感觉是,今天的很多职业人士,尤其是高绩能者,甚至不记得休闲时间应该是什么感觉。他们忘记了只把时间花在专心照顾孩子或散步上的感觉有多美妙。

值得庆幸的是,有一个有研究支持的方法,可以帮助你从一天的每一分钟中重新获得更多的快乐。

最好的To-Do List是你用日程表制作的

要想把自己从to-do list的暴政中解放出来,你必须打破通过看to-do list来告诉你该做什么的习惯。那么有什么替代的办法呢?是时候升级你的生活操作系统,改成建立以周为单位的计划表了。

按日程行事表似乎很简单,但大多数人都没有这样做(或没有正确地做)。他们只是在日历上填上一两个会议的时间,其余的都是空白。更好的方法是使用心理学家所说的“设定执行意向”,这是一个花哨的术语,指的是决定你要做什么以及什么时候去做。

提前规划你打算如何度过你的时间,是知道牵引力(你说自己要做的事情)和分心(其他任何事情)之间的唯一方法。

通过日历来做计划,不仅对工作相关的任务有用。我们还可以为我们重要的人际关系和投资自己留出时间。这种做法可以解决用to-do list来安排一天的三个主要问题。

首先,做一个时间表的制定者而不是to-do list的制定者,可以建立一个更好的自我形象。正如我们所了解到的,以你在to-do list打了多少勾来衡量自己是一个糟糕的想法。人们很不擅长预测一项任务需要多长时间才能完成,因此我们习惯性地无法完成to-do list上的任务。从现在开始,衡量自己的标准不是看你完成了什么,而是看你是否做到了你说要做的事情,不分心地做。

与其强化那些将未完成的任务从一天推到另一天,无法履行承诺的人的自我形象,不如适当地建立一个时间表,通过每一个没有分心的时间段来强化个人的完整性。

其次,to-do list往往会导致我们去做紧急或简单的任务,而不是重要的工作,提前决定如何使用时间已被证明可以减少分心。时间表通过增加固定时间段的约束,使你更有可能保持正轨。当你知道自己只有一个小时的时间来完成一项任务时,你会变得更加专注,而不是让自己混时间。

最后,使用日程表可以缓解你应该做其他事情的感觉,从而重新带来生活中的乐趣。如果你安排了玩电子游戏的时间,你就无处可去了,也没有别的事情是应该做了。你终于可以毫无愧疚地享受休闲时光了。事实上,当你安排时间玩乐时,去工作现在反而会成为一种分心,因为这不是你计划用时间要去做的事情。

如果你已经准备好建立自己的日程表,我可以给你一些实用的建议。

马克·安德森(Marc Andreessen),他可能是硅谷最著名的投资者。在他广为阅读的《个人生产力指南》一文中,安德森自信地宣称,“不要用日程表”。安德森的建议让我顿了一下,这样一个聪明的人怎么能拒绝数千项经过同行评审的研究的成果呢?

当时,我对安德森行为的提出的论点是,也许他是例个外。然而,13年后,安德森改变了主意。原来,没有日程表的生活也不适合他。

在最近的一次采访中,安德森说:“我基本上和13-14年前的模式做了一个完全的180度转变……对我来说,现在典型的一天就是非常严格地按照日历行事。我正努力让自己的一天尽可能地‘程序化’。”

欢迎你加入日程表俱乐部,马克!

安德森并不缺钱,但他和你我一样,每天只有24小时。他意识到,保持一个日程表,可以把宝贵的时间用在对他来说最重要的事情上。

安德森公开升级自己的人生操作系统,这值得肯定。我们都可以升级自己的人生操作系统,学习更好的方法,让自己的一天过得更充实。而幸运的是,这种升级是免费的。

(译者:蒂克伟)

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