丰田一页纸思维整理:永远都别轻易说你已经懂「高效沟通」

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丰田一页纸思维整理:永远都别轻易说你已经懂「高效沟通」

编者按:本文来自微信公众号“第六个人”(ID:connect_yourself),作者:第六个人。

一旦转换视角,从「让听者以最快速度、最友好的方式听懂复杂信息」这个角度出发去重新思考 “沟通”,你就会获得一个彻底全新的项目管理视角……

这正是《丰田一页纸极简思考法》所带来的深刻启发。

作者浅田卓在丰田工作多年,从“一页纸”中汲取了深厚的智慧——一页纸所创造的信息管理方法,不仅仅简单的应用于职场沟通:比如会议记录、出差报告、项目整理中,你同样可以把它用来做生活规划、进行新闻整理,在任何有必要进行信息传达和沟通的场景中,你都可以用这种方法实现事半功倍的效果。

简单来说,一页纸的精髓就是将你所要表达的信息,以重要事项不超过3项的描述进行展开。但,无论你想说的话有多么长篇大论以及你想要表达的欲望有多么强烈,无论在日常的会议、面对面等等场景,你会一来二去用多少语言和段落去形容描述,一页纸都逼迫你去做信息的筛选、精简、判断和雕琢,以达到最重要的信息被呈现出来,并足以让阅读一页纸的目标对象,能够清晰了解信息背景,并采取精准行动。

因此,一页纸的核心三要素就包含:

1. 信息沟通的对象

2. 信息沟通的目的

3. Action First 行动优先

事实上,一旦用这三个维度去定义「高效沟通」,我认为,我们会获得全新的“沟通感受”。强调这三个维度,有利于我们始终把「沟通到底是为了什么」,真正的记在心上。

充分重视沟通对象,会让我们了解,不同的人对信息关注的重点和倾听的需求是完全不同的;因为对象不同,我们想要沟通实现的目的也就相应不同——因为,你需要对方不仅仅是「听听而已」,而要他采取行动:

比如,整理出一个业务改进的方向,并找到短期改进的方法手段; 比如,让你的同伴加入一个创新性项目的头脑风暴中,产出新的灵感,增加可选项;或者,在一个棘手问题中,从几个封闭性的选项中,权衡利弊,做出决策。

当我们忽略沟通对象以及忘记沟通对象的直接+ 潜在需求时,信息的呈现逻辑、呈现形式、沟通的姿态,也就发生了微妙的变化。这左右了沟通的效率,也决定了沟通的情绪。

浅田卓把一页纸思维的整理过程划分为两个阶段:

1. 整理信息

2. 整理思考

延伸的,如果需要开会讨论或展示:还需要传达

一页纸思维由两个非常核心的工具构成:Excel1+ Logic3。他们代表了一个事无巨细的吐槽清单,和一个被最大极简化表达的结构化图示。

现在,你需要一些基础的材料,来启动信息整理:

1. 一支三色笔 

2. 一页白纸

现在,假设你要梳理减少加班问题的解决方案,弄出一个清单,你可以尝试用以下步骤整理—— 

Execel1:

1. 用绿色画框线

2. 蓝色写出8个关键词

3. 红色标注每项下面的重要三件事,并进行优先级排序

为减少加班问题所做的Excel1 

我个人认为, 没必要一定遵从浅田卓喜欢“绿色边框”的审美,总体上,你要用颜色来进行信息和图示的维度划分——颜色在某种程度上,划定了信息的边界,帮助你在视觉上形成焦点和优先级。

尝试用Excel1 做了自己的每天工作 To do list , 我的感受是:和以往的清单不同的是,平铺的文字信息像散养的动物被圈回了笼子,这种「各回各家」的感受非常好——因为,你的脑子一下就清净了。

用Excel1 的强大威力是,当你要整理一页纸还没有任何思路重点方向时,通过Excel1 事无巨细的罗列,你会慢慢梳理出冰山的全貌。

这正是浅田卓一再强调的:画表格、列信息的过程,你的一切行动就已经在路上了。这种行动的实质意义就是——你在整理的不仅仅是信息,你在整理自己的「思考」。

在Excel1的16格、32格内,画上最重要的三角形——那就是从一个平铺罗列的信息中,寻找重点和优先级的过程。

不分顺序、想到哪里写到哪里,会让你在这种自由流畅的罗列过程中感受到轻松无压。没有什么比这种信息梳理更让人愉悦的过程了!

然而,罗列信息、找到重要的事情,并不代表,你给你的听众讲好了一个故事。

在我看来,第二个工具Logic3,就是用来以最简化的方式讲完整故事的利器。

你可以:

1. 用绿色画框架

2. 写日期·主题列出和这个问题相关的3个重要问题Q1 -Q2- Q3 

3. 填写1P:用一句话总结的话:描述这到底是个啥问题?

4. 绿色标注Q1-Q2 – Q3 

Excel1+ Logic3工作流程:全部罗列+ 总结提炼排序

每项罗列问题都按照1-2-3进行重要优先级排序,整理你的思考

每一个Q的描述不超过3个问题,这3个问题也需要按照重要优先级进行排序,呈现顺畅的逻辑关系

以上是我最近马上要落地的一个创新产品技术实施方案梳理的一页纸。这是一个行业中非常创新的产品,需要进行技术开发。背景是:

1. 沟通对象:我的老板

2. 沟通目的:由于他常年各地出差无法进行线下面对面完整时间沟通,我需要让他以最短时间、最敏捷的方式了解这个无比复杂项目的来龙去脉

3. 行动:做出这个项目是否按照这样的方式实施的决策,能够接受并敲定目前的开发预算报价

这个项目,我已经搜集、比对了多个合作伙伴和供应商,理论上讲,我应该提供多个合作方的一页纸,并最终集合成一个复合型的一页纸,给到他完整信息……但因为供应商的能力悬殊较大,我就以其中非常有可能合作的一家作为信息输出对齐的蓝本,人为简化了沟通过程和信息量,但并不影响他做决策判断。

在前期沟通中,我用了大量时间了解技术实施的细节——这其中,包含选择小程序还是H5等不同技术路径去实现的问题;包含区分哪些是核心功能、哪些是辅助功能,如何区分一二期开发的优先级和先后顺序;预算报价的合理性在哪里;以及,这一个单点项目,对未来品牌的长期流量池、用户池会带来哪些长线影响……这些,都决定了一页纸的核心信息究竟应该写什么,以及,管理者最终如何去判断,下结论。

Logic3 左上角基本是关于这个项目的主题和背景的描述,此前的定位文件已经有所梳理,所以,我会把这部分内容直接搬过来;因为希望老板能够快速做出决策,我在这个下面做了一些具体描述:那就是,这个项目成败、决定它能做成,能做成「大成」的因素,究竟是哪些。

这个根本的因子为Logic3奠定了基调,人在思考混乱的时候,也可以重新回到左上角,再去回顾:这张表的意义和目的是什么,我看到它,究竟该怎样做决策。

四个圈定的象限中,剩下三个维度,要依赖于你的创造性去发挥。

浅田卓建议:你可以根据信息的What- How- Why去填满不同的象限区域。

因为这个项目对我们来说,已经不存在为什么要做的说服过程,所以,我将Why这一部分去掉,改造成了我认为非常重要的一个部分,就是「项目的预算与风险控制」。

我的三大板块,Q1-Q2-Q3,是来自于自己内心的提问模拟:

老板最困惑,最希望通过这个表格,来了解哪些信息,既能做到充分,同时还能突出重点,足以帮助他做决策了?我模拟了他的回答。

这也需要回到Excel1的吐槽清单中:老板会吐槽、无限发问哪些问题?是否能做到MECE(穷尽)?

因为我对这个项目足够熟悉,所以,Excel1 在列出了7-8项之后,我就终止了这个动作,直接进入了Logic3 的创作中——

我把What- How- Why 改造成了:

1. 技术实现的关键路径是什么?(Why+ What)

2. 具体实施方案是怎样的? (How)

3. 如何把控预算和风险控制? (Risk Management)

每个沟通对象的提问和思维的习惯是不同的,你对这种吐槽的模拟越准确,沟通越容易同频,也更容易快速达成深度共识。决策的周期也就会越短。而所有不能回答的疑问,也就意味着,你的表格存在信息覆盖不全面、或者表达不够准确的问题。

事实上,前两个本质上都是What:某种程度上,技术实现的关键路径决定了项目上线后,能否赚钱盈利,能否大范围获取用户,你也可以本质上把它理解成是某种程度的Why。

由技术实现的路径,进而决定了,你和对方合作的技术开发方案,应该是怎样的:这里,包含了你如何区分这个项目的不同功能,他们的优先级是什么,放在一二期乃至远期开发里。

作为一个项目负责人,我给到老板的应该不是一个点状信息,而是一个项目的全貌——全貌,对于所有管理者都异常重要,尤其对于某些非常具有创新性和挑战性的高难度项目:最高管理者需要看到障碍因素在哪里,怎么控制它的走向。因此,我认为「全貌」务必要在这个表格中进行呈现,我们需要知道项目最终会去向哪里,短期会到达什么程度。

再继续,是一个营销人本身应该具备的核心素质:你需要告诉管理者,它的成本是多少,同时,作为一个技术开发项目,我们也需要知道开发周期和预算的关系,以及,还有哪些肉眼不可见的风险因素,应该规避。

本着这个原则,我已经在前期沟通中,想象过很多次,我最终呈现出来的Logic3,到底长什么样。作为一个非典型意义的产品经理,首次操刀一个如此复杂、难度都兼具的项目,这张图,帮助我化解了巨大的规划和执行压力。

同时,我的合作伙伴给了我一个很好的提示:你应该锚定一个基础的KPI数值:比如,你要收入多少,用户多少,作为早期冷启动的KPI指标。把这个指标如果放进1P的描述中,也会让项目变得更加清晰、目标聚焦。我也觉得,这是未来在Logic3迭代的时候,更多需要关注的细节。

好的一页纸的确帮助我们节省了大量沟通的成本——即使条件受限不能做面对面交流,你同样可以通过一页纸的帮助做出一些重要决策——这正是它真正指导实践并做到「行动优先」的威力!多数时候,它甚至让我们更加容易深度共识!

回过头来看,日本这个民族,很值得揣摩。从极简主义和断舍离的风潮,到MUJI为代表的冷淡系品牌风格,再看丰田的极简工作整理,再回归到日常生活中的女性清新妆容,再到枯山水庭园的极简造园艺术,再看山本耀司的黑白灰服装设计,再到安藤忠雄的清水石灰中穿透过的光与影……

在日本这个民族的生活、技术与艺术的世界里,整理和收纳无处不在,对简洁的追求又几乎是到了极致!

信息整理的过程也正是情绪和思考同步整理的过程……一旦信息被填进相应的格子,大脑就会通过这些边界清晰的线框寻找关联,并通过这种结构化的图示,摸索出问题的本质和答案。以此,你可以重新审视所有你曾经发起的会议、沟通、交流,那些以卷轴铺展开的成堆文档,那些在口头交流中大段的文字和赘述,是否真正让阅读和倾听的人,瞬间明了?或许,我们过往大量的时间都浪费在了这种看似有效实则复杂的沟通中。

一页纸,帮助我们以最小空间,容纳了最大限度的极致思考。再也不能变得更短,再也不能变得更薄,正是人生从此走向有序和丰盛的开始。简洁,恰恰创造了信息传递的锋利——也让人们从充满了「表现欲和表达欲」的交流,变成了「为对方创造最大倾听舒适度」的高效沟通!

现在,当你用一页纸整理自己的生活,比如:在你生命中不能失去的那些人;选择新工作的代价和成本;一份徘徊犹豫是否将要进入或离开的爱情……当你把这个Excel1 无穷尽的问题随性的写下去,你也会从一锅粥、一团麻的混乱信息里,渐渐找到方向,明白心之所属……这何尝不是另一种形式的自我对话?

提笔瞬间,思考也就上了路。

语言发挥的空间有限,长篇累牍往往把我们带向了习惯性繁复里。

但运用结构化的、拥有足够逻辑关联的信息呈现方式,对问题根源的穷追不舍,却让我们的世界从此清爽起来!

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